職務分掌マニュアル作成体験研修の趣旨

当「職務分掌マニュアル作成体験研修」は、研修講師・組織運営コンサルタントの蒔苗昌彦が講座「職務分掌マニュアルのあり方・作り方・使い方」にて提唱する職務記述書「職務分掌マニュアル」を、貴社の実際の職務のうち一つを研修の題材とし、受講者と講師がチームとなって実際にその主要部分を作成してみることを通じ、今後自ら職務記述書を作成する際の参考にして頂く、実体験研修です。

上記の講座にて詳しく説明していますが、「職務分掌マニュアル」という用語は、読んで字の如く、それぞれ個別の意味を持つ「職務分掌」という言葉と「マニュアル」という言葉を組み合わせた講師蒔苗独自の造語です。前者「職務分掌」は、業務上の役割分担という意味で、後者「マニュアル」は物事の方法を記した冊子という意味です。

この造語自体は耳慣れないと思いますが、実際の中身は、
「1.作業項目一覧表」
「2.作業概要一覧表」
「3.作業手順書」
「4.参考資料」
の四つのパートで構成され、その中身はどれも特殊なものではありません。

「1.作業項目一覧表」は、或る一つの職務が担当する業務領域の中にある仕事(小単位の仕事)を便宜的に「作業」と呼ぶこととし、その作業(複数の作業)を作業特性別に分類した上で原則A3横1枚の書式にまとめた、作業名称の一覧表です。この一覧表を見れば、作業名称ベースで、その職務(その担当業務領域)の全体像が掴めます。

「2.作業概要一覧表」は、作業項目一覧表に記されたそれぞれの作業(小単位の仕事)について、作業(仕事)の内容を数行で概略的に説明したもので、A4縦の書式に記述したものです。これを読めば、個々の作業が、おおよそどのような仕事なのか、分かります。

「3.作業手順書」は、或る一つの作業(小単位の仕事)の手順を、時系列・箇条書き(ステップバイステップ)にて記述したものです。手順は、その仕事の特性、および/もしくは、文書化の必要性に応じ、いわば「行動レベル」か、いわば「動作レベル」で記述します。「動作レベル」で記述した場合には、どのようにしてその作業(仕事)の行われるか、精密に掴めるようになれます。もちろん、どのような作業(仕事)であっても、その作業(仕事)に就く人の、その作業(仕事)に応じた一般的基礎知識・専門的基礎知識・一般的基礎能力・専門的基礎能力が必要で、会社としては、これらの基礎知識・基礎能力があると見込まれる人、つまり適性がある人を、その職務に就かせることでしょう。これを前提とした場合、動作レベルの作業手順書に記載された手順を踏み、ステップバイステップで行えば、その作業を完遂できます。その観点からすれば、この動作レベルの作業手順書は、いわば「物事の方法」を記載した冊子という意味で世間広範において解釈が一致しているところの「マニュアル」の一形態と言えます。そのゆえ、上述のパートで構成される職務記述書に、マニュアルという言葉を盛り込んだ次第です。

「4.参考資料」には、行動や動作の手順の記述だけでは不足する情報を供給するため、添付する資料の一覧、および/もしくは、その詳細です。つまり、手順書を補完する情報源となります。一つの編集方法として、手順書の中に図表等の参考資料を入れ込む方法がありますが、当職務分掌マニュアルにおいては、あえてそうはせず、作業手順書は文字情報に徹し、図表等を参照すべき場合には、注(註)を付けて「参考資料−5○○○」を参照、という形でそちらへ飛べるようにしておきます。「いちいち参考資料ページを見なければならないので不便だ!なぜ手順書の中に図表を入れ込まないのか?」と思う人もいらっしゃるでしょうが、この編集方法をすることで、改訂が容易になります。なぜかと言えば、手順だけが変更になって図表は変更にならない場合、またはその逆の場合、どちらか一方だけを差し替えるだけで済むからです。講座「職務分掌マニュアルのあり方・作り方・使い方」で強調している通り、ともかく改訂の必要性が発生したら、迅速に情報を更新し、改訂をしなければなりません。そのためには、改訂が容易な構成であることが求められ、上述の構成はこの要件に合致している、と私(蒔苗)は判断致します。

いずれにしても、まずは講座「職務分掌マニュアルのあり方・作り方・使い方」をお読み下さい。そして、そこで解説されるところの「職務分掌マニュアル」を貴社が導入したい、私(蒔苗)へ直接質疑をしたい、一部試しに作成してみたい、とお考えの場合には、当研修「職務分掌マニュアル体験研修」の受講をご検討下さい。当研修の趣旨は以上です。

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