■職務分掌マニュアルのあり方・作り方・使い方

<はじめに>

企業や自治体、国家機関の業務などにおいて、マニュアルは重要な情報伝達ツールとして位置づけられています。実際、不祥事や事故が発生するたび、必ずと言ってよいほど、再発防止策として、経営トップがマニュアルの整備・徹底(および社員教育の強化)を宣言します。

また、コーポレートガバナンス、企業統治の大切さが強調されるようになって以降、「職務分掌」の必要性が改めて強調されています。

当講座では、「マニュアル」と「職務分掌」の要素を併せ持つ職務記述書「職務分掌マニュアル」について学びます。下段の目次からコンテンツに入って下さい。なお、以下、当講座の文章は、丁寧語ではなく、「である調」にて記述してありますのでご了解下さい。

講師:蒔苗昌彦  Masahiko Makanae 

<目次>

【序】職務分掌の定義(職務分掌とは?)

●パート1「職務分掌マニュアルのあり方」

セクション1「当講座が対象とするマニュアルとは」

セクション2「職務分掌マニュアルのあり方・結論」
2‐1「規定として位置づけること」
2‐2「迅速に改訂できること」
2‐3「極力簡素なレイアウト・デザインとすること」
2‐4「職務分掌マニュアルを統括管理する職務を設けること」

セクション3「規定と職務分掌マニュアルの関係」
3‐1「規定という概念の定義」

3‐2「規定が必要な理由」
3‐3「規定に包含される職務分掌マニュアル」
3‐4「職務規定の細則としての職務分掌マニュアル」
3‐5「職務分掌マニュアルの個々のネーミング」
3‐6「要約」
3‐7「小さな組織における規定と職務分掌マニュアル」

セクション4「職務分掌マニュアルという造語誕生の経緯」

セクション5「職務分掌マニュアルによって明確となる職務責任・職務権限」


●パート2「職務分掌マニュアルの作り方
 制作・製作の仕方

セクション1「職務分掌マニュアルの基本構成」

セクション2「職務分掌マニュアル制作のステップ」
2‐1「プロジェクトチームの結成」

2‐2「プロジェクトの進行ステップ」
2‐3「各ステップの概要」
2‐4「進行上の留意点」

セクション3「準備」
3‐1「基本的な考え方」

3‐2「事務局の設置」
3‐3「組織図の確認」
3‐4「職務単位の組織図の作成」
3‐5「 職務分掌マニュアル作成対象の職務の確定」
3‐6「プロジェクトメンバーの選出」
3‐7「説明会実施」

セクション4「作業項目一覧表の“空表”の作成」
4‐1「基本的な考え方」

4‐2「毎日型か年度型か確認する」
4‐3「作業の分類」
4‐4「作業項目一覧表の“空表”の作成」
4‐5「プロジェクトの進捗に応じた調整」

セクション5「作業項目の洗い出し」
5‐1「基本的な考え方」

5‐2「該当欄への記入」
5‐3「『その他』欄への記入」
5‐4「『随時』欄への記入」
5‐5「作業項目の整理」
5‐6「番号の付与」
5‐7「作業概要一覧表の添付」
5‐8「プロジェクトの進捗に応じた調整」

セクション6「スケジュール表の作成」
6‐1「基本的な考え方」

6‐2「年度型職務」
6‐3「毎日型職務」
6‐4「プロジェクトの進捗に応じた調整」

セクション7「委任判定」
7‐1「基本的な考え方」

7‐2「規定作業」
7‐3「随時指示作業」
7‐4「委任作業」
7‐5「プロジェクトの進捗に応じた調整」

セクション8「規定手順書の作成」
8‐1「基本的な考え方」

8‐2「作業手順書の形式」
8‐3「作業手順書の他に規定化すべきことの文書化」
8‐4「文章で表すことができない場合」
8‐5「註の活用」
8‐6「プロジェクトの進捗に応じた調整」

セクション9「参考手順書の作成」
9‐1「基本的な考え方」

9‐2「作成の方法」
9‐3「作業手順以外の参考情報の扱い」
9‐4「プロジェクトの進捗に応じた調整」

セクション10「作業手順以外の情報の整理」
10‐1「基本的な考え方」

10‐2「図」
10‐3「写真」
10‐4「帳票類」
10‐5「その他の情報」
10‐6「別冊資料一覧」

セクション11「総論の作成」
11‐1「基本的な考え方」

11‐2「取り扱うべき項目」
11‐3「書式」

セクション12「冊子化」
12‐1「基本的な考え方」

12‐2「構成」
12‐3「目次」
12‐4「ページ番号」
12‐5「印刷」
12‐6「製本」
12‐7「表紙」
12‐8「版下情報の管理」
12‐9「電子化する場合」

セクション13「改訂管理」
13‐1「基本的な考え方」

13‐2「職務分掌マニュアルの正式規定化と総務部による全社管理」
13‐3「改訂を申請する義務」
13‐4「改訂の可否を決裁する義務」
13‐5「改訂報告を受けた総務部の義務」
13‐6「改訂申請書」
13‐7「定期点検」
13‐8「改訂結果古くなってしまったページの処理」


●パート3「職務分掌マニュアルの使い方」
(活用の仕方・利用法)

セクション1「職務分掌マニュアルが一番のメリットを発揮する使い方」

セクション2「その他の使い方やメリット」
2‐1「新人教育がやりやすくなる」

2‐2「異動時の引き継ぎがしやすくなる」
2‐3「標準化がしやすくなる」
2‐4「打ち合わせがしやすくなる」
2‐5「実務の評価が明瞭となる」
2‐6「暗記の手間が減る」
2‐7「創意工夫を促進する」

セクション3「職務分掌マニュアルが必要な職務/不要な職務」


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<講座の補習授業について>