■職務分掌マニュアルのあり方・作り方・使い方
当講座では、職務分掌マニュアルを、当然、肯定している。しかし、すべての職務について職務分掌マニュアルを作成すべき、などとは言っていない。必要な職務についてのみ、作成すればよい。
では、どのような職務が職務分掌マニュアルが必要で、どのような職務が職務分掌マニュアル不要なのだろうか？ もちろん、具体的に組織を特定しなければ、業務特性や置かれている現状が不明なので、断定はできない。
が、おおよその判断の目安であれば、アトランダムに列挙することはできる。それは次の通り。
１．複数の人間が、同じレベルと質で作業を行う必要がある。
２．他者との連携作業を、短い時間内で正確に行う必要がある。
３．担当する作業に、固有の法的制約がある。
４．安全衛生上の課題がつきまとう。
５．非常時に、すかさず対応手順を確認できる状態にしておくべき作業がある。
６．人事異動に伴う引き継ぎを、短期間で正確に行う必要がある。
職務分掌マニュアルが不要な職務については、上述を逆の表現に書き変えることで、だいたいの目安を示すことができる。
１．複数の人間が、同じレベルと質で作業を行う必要がない。
２．他者との連携作業があったとしても、短い時間内で正確に行う必要はない。
３．担当する作業に、固有の法的制約がない。
４．安全衛生上の課題がつきまとうことはない。
５．非常時に、すかさず対応手順を確認できる状態にしておくべき作業がない。
６．人事異動に伴う引き継ぎを短期間で正確に行う必要がない。
たとえば、旅客機の機長という職務は「必要の目安」の１から５までに該当すると想像する。原子力発電所の運転監視をする職務等も同様だと想像する。
逆に、たとえばグラフィックデザインをクリエートする職務は、不要の目安の、少なくとも２から５に該当すると思うがいかがだろうか？ 広告代理店の企画営業という職務も同様だと思う。
では、株式を公開している会社の代表取締役社長も一つの職務であるが、どうだろう？ 「組織の最高権限者なのだから、職務分掌マニュアル不要」との意見もあろう。だが、冷静に上述を見て頂ければ、「必要の目安」の１にこそ該当せず、２と４は業種次第だが、３、５、６には該当するのではなかろうか？
なお、職務分掌マニュアルの要・不要と、職務分掌マニュアルの情報量の大小は、関係性がない。つまり、冊子化としてみたら薄っぺらな職務分掌マニュアルであっても、その職務にとってそれは必要というケースがあり得る。だから、「作ると決めた以上は、なるべくページ数を増やそう」などとは考えないように！ 必要な情報に絞られた職務分掌マニュアルこそが、使いやすい職務分掌マニュアルなのだ。そして、それは「改訂管理」が容易なマニュアルでもあるのである。
＜全部おわり＞ お疲れさまでした！