講師:蒔苗昌彦
■5W1Hをさらに正確にしよう!
当項標題の「5W1H」(いつ when、どこで where、誰が who、なぜ why、何を what、どのように how 、行う/行なった)は学校時代に誰もが教わることです。ですので「5W1H」についてはそれが大切だというだけで充分でしょう。
また、この応用形となる「6W3H」(5W1Hプラス whom、how many、how much)についても、誰もが、社会人になってから教わるか、仕事を進めていく上で自然と意識しているでしょう。ですので、「6W3H」自体についてもそれが大切だというだけで充分でしょう。
当項では、問題を未然に防ぐためにも、問題解決のプロセスを着実に進めるためにも、両者の中のあるwho(誰)を正確に言うことをお勧めします。具体的には、「誰」を、「どの組織のどの部署の担当者誰々」といった形で言うことをお勧めします。
或る一つの団体があり、それは社会的に信用されている団体と仮定しましょう。その団体の或る部署において行なわれる或る一つの業務においてならば、その業務に就く人ならば誰が担当しようと同じ対応をしてくれると思いきや、つまり標準化されていると思いきや、天国と地獄の違いを見る場合があるでしょう。私は長年生きてきた中、何回もこの天国と地獄を味わってきましたが、皆さんも同様のご経験があるのではないでしょうか。
この現実の中、「誰 who」に関して、たとえば「国が言ったから」とだけしか情報を伝えなかったら、困ってしまう場合が多いでしょう。
それが国、つまり国家機関であるならば、正確には、「○○省の○○部署の○○担当者の○○さん」のように言うべきです。ただし、法律なり条例等により確定した事柄については、「○○省の○○部署の○○担当者の○○さんが言ったから・・・」と言うまでもない場合があるかもしれません。しかし、相談中、交渉中、協議中などの場面においては、たとえ相手が国家機関であろうと自治体であろうと担当者個人を特定できるように社内へ情報伝達をしなければなりません。
また、相手が国家機関や自治体ではなく、クライアント企業、顧客企業、協力企業など民間企業の場合には、なおさら、「○○株式会社の○○部○○課の課長○○さん」と言った形の情報伝達が大切となります。なぜならば、公的機関とは異なり、その決定事項はたいてい、法律や条例によって確定され一般公開されるというわけではないからです。
民間企業の例文でお分りのように、担当者の職位も伝えることも大切です。どの程度の権限で、どの程度の効力を持つのか、を推察する際の参考になるからです。
また、社内においても同様に大切で、「総務部が言ったから」「営業部がいったから」ではなく、その部署の誰々が言ったからという形でwhoを正確に言いましょう。
<ポイント>
・「誰 who」は、たとえばそれが国家機関であるならば、「○○省の○○部署の○○担当者の○○さん」とまで言ってこそ、正確な情報となる。