企業や自治体、国家機関の業務などにおいて、マニュアルは重要な情報伝達ツールとして位置づけられています。実際、不祥事や事故が発生するたび、必ずと言ってよいほど、再発防止策として、経営トップがマニュアルの整備・徹底(および社員教育の強化)を宣言します。
また、コーポレートガバナンス、企業統治の大切さが強調されるようになって以降、「職務分掌」の必要性が改めて強調されています。
当講座では、「マニュアル」と「職務分掌」の要素を併せ持つ職務記述書「職務分掌マニュアル」について学びます。下段の目次からコンテンツに入って下さい。なお、以下、当講座の文章は、丁寧語ではなく、「である調」にて記述してありますのでご了解下さい。
<目次>
●パート1「職務分掌マニュアルのあり方」
■セクション2「職務分掌マニュアルのあり方・結論」
2‐1「規定として位置づけること」
2‐2「迅速に改訂できること」
2‐3「極力簡素なレイアウト・デザインとすること」
2‐4「職務分掌マニュアルを統括管理する職務を設けること」
■セクション3「規定と職務分掌マニュアルの関係」
3‐1「規定という概念の定義」
3‐2「規定が必要な理由」
3‐3「規定に包含される職務分掌マニュアル」
3‐4「職務規定の細則としての職務分掌マニュアル」
3‐5「職務分掌マニュアルの個々のネーミング」
3‐6「要約」
3‐7「小さな組織における規定と職務分掌マニュアル」
■セクション5「職務分掌マニュアルによって明確となる職務責任・職務権限」
●パート2「職務分掌マニュアルの作り方」 制作・製作の仕方
■セクション2「職務分掌マニュアル制作のステップ」
2‐1「プロジェクトチームの結成」
2‐2「プロジェクトの進行ステップ」
2‐3「各ステップの概要」
2‐4「進行上の留意点」
■セクション3「準備」
3‐1「基本的な考え方」
3‐2「事務局の設置」
3‐3「組織図の確認」
3‐4「職務単位の組織図の作成」
3‐5「 職務分掌マニュアル作成対象の職務の確定」
3‐6「プロジェクトメンバーの選出」
3‐7「説明会実施」
■セクション4「作業項目一覧表の“空表”の作成」
4‐1「基本的な考え方」
4‐2「毎日型か年度型か確認する」
4‐3「作業の分類」
4‐4「作業項目一覧表の“空表”の作成」
4‐5「プロジェクトの進捗に応じた調整」
■セクション5「作業項目の洗い出し」
5‐1「基本的な考え方」
5‐2「該当欄への記入」
5‐3「『その他』欄への記入」
5‐4「『随時』欄への記入」
5‐5「作業項目の整理」
5‐6「番号の付与」
5‐7「作業概要一覧表の添付」
5‐8「プロジェクトの進捗に応じた調整」
■セクション6「スケジュール表の作成」
6‐1「基本的な考え方」
6‐2「年度型職務」
6‐3「毎日型職務」
6‐4「プロジェクトの進捗に応じた調整」
■セクション7「委任判定」
7‐1「基本的な考え方」
7‐2「規定作業」
7‐3「随時指示作業」
7‐4「委任作業」
7‐5「プロジェクトの進捗に応じた調整」
■セクション8「規定手順書の作成」
8‐1「基本的な考え方」
8‐2「作業手順書の形式」
8‐3「作業手順書の他に規定化すべきことの文書化」
8‐4「文章で表すことができない場合」
8‐5「註の活用」
8‐6「プロジェクトの進捗に応じた調整」
■セクション9「参考手順書の作成」
9‐1「基本的な考え方」
9‐2「作成の方法」
9‐3「作業手順以外の参考情報の扱い」
9‐4「プロジェクトの進捗に応じた調整」
■セクション10「作業手順以外の情報の整理」
10‐1「基本的な考え方」
10‐2「図」
10‐3「写真」
10‐4「帳票類」
10‐5「その他の情報」
10‐6「別冊資料一覧」
■セクション11「総論の作成」
11‐1「基本的な考え方」
11‐2「取り扱うべき項目」
11‐3「書式」
■セクション12「冊子化」
12‐1「基本的な考え方」
12‐2「構成」
12‐3「目次」
12‐4「ページ番号」
12‐5「印刷」
12‐6「製本」
12‐7「表紙」
12‐8「版下情報の管理」
12‐9「電子化する場合」
■セクション13「改訂管理」
13‐1「基本的な考え方」
13‐2「職務分掌マニュアルの正式規定化と総務部による全社管理」
13‐3「改訂を申請する義務」
13‐4「改訂の可否を決裁する義務」
13‐5「改訂報告を受けた総務部の義務」
13‐6「改訂申請書」
13‐7「定期点検」
13‐8「改訂結果古くなってしまったページの処理」
●パート3「職務分掌マニュアルの使い方」(活用の仕方・利用法)
■セクション1「職務分掌マニュアルが一番のメリットを発揮する使い方」
■セクション2「その他の使い方やメリット」
2‐1「新人教育がやりやすくなる」
2‐2「異動時の引き継ぎがしやすくなる」
2‐3「標準化がしやすくなる」
2‐4「打ち合わせがしやすくなる」
2‐5「実務の評価が明瞭となる」
2‐6「暗記の手間が減る」
2‐7「創意工夫を促進する」
■セクション3「職務分掌マニュアルが必要な職務/不要な職務」